Здійснення всіх службових контактів з іноземними громадянами – представниками міжнародних організацій, посольств іноземних держав в Україні, іноземних неурядових організацій, іноземних фірм тощо відбувається відповідно до програми прийому, затвердженої ректором університету, та з обов'язковим залученням відділу міжнародних зв'язків.

Прийом іноземних делегацій може здійснюватися на підставі угоди про співпрацю, листа з відповідної організації, запрошення ХНМУ. У структурних підрозділах університету за роботу з іноземцями відповідає керівник відповідного підрозділу (завідувач кафедри, декан, директор, начальник, тощо), який приймає іноземців.

Не пізніше ніж за 7 днів до запланованої дати прийому іноземних громадян у ХНМУ, керівником структурного підрозділу до відділу міжнародних зв'язків подаються відомості про іноземців і заплановані заходи у рамках їх візиту. Розробляється програма прийому.

По закінченні прийму іноземних громадян в одноденний термін керівник структурного підрозділу, який відповідає за організацію та проведення прийому, надає до відділу міжнародних зв'язків університету інформацію про перебіг заходів під час перебування в університеті іноземних представників. Складається звіт про виконання програми прийому.